Política de Tratamiento de Datos Personales de la Bitácora Consultechno

Versión 1, del 5 de noviembre de 2026

Esta política explica qué datos personales trata la Bitácora Consultechno, para qué se usan, quién responde por ellos, cuánto tiempo se guardan y cómo puede usted conocerlos, corregirlos o pedir que se borren. Está escrita para que cualquier persona que use la Bitácora la entienda sin ser abogada. Si algo no queda claro, escríbanos al canal de la sección 12.

La Bitácora hace parte de los servicios de CONSULTING & TECHNOLOGY S.A.S. y se rige también por la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales general de la firma (documento GH-PT-01). Si las dos dicen algo distinto sobre la Bitácora, se aplica esta, que es la específica.

1. Quién es el responsable

Esta información cumple el contenido mínimo que exige el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015.

2. Qué es la Bitácora y quién la usa

La Bitácora es la aplicación web con la que Consultechno organiza y hace seguimiento a las tareas contables, tributarias y de cumplimiento que presta a sus empresas cliente. La usan:

• el personal de Consultechno (trabajadores y contratistas de la firma), y
• los empleados y contratistas de las empresas cliente que cada empresa autoriza para trabajar con la firma.

La Bitácora no está dirigida a menores de edad. No se crean cuentas para niños, niñas ni adolescentes.

3. Los dos papeles de Consultechno: responsable y encargada

La ley distingue entre quien decide para qué y cómo se usan los datos (el responsable) y quien los trata por cuenta de otro y siguiendo sus instrucciones (el encargado). Consultechno cumple los dos papeles en la Bitácora, según el tipo de información.

3.1 Consultechno como responsable

Consultechno decide para qué existe la Bitácora, qué datos pide y cómo funciona. Por eso es responsable de los datos de las personas que usan la aplicación, sean de la firma o de una empresa cliente:

• los datos de su cuenta y de su perfil,
• los registros de su actividad dentro de la aplicación (ingresos, acciones, mensajes que envía, tiempo registrado),
• los datos técnicos de sus sesiones (dirección IP y navegador).

Sobre estos datos Consultechno cumple los deberes del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y pide la autorización de cada persona la primera vez que entra.

3.2 Consultechno como encargada

Las empresas cliente cargan en la Bitácora información de su propio negocio: documentos contables y tributarios, nóminas, facturas, extractos, declaraciones, certificados y datos de sus empleados, socios, clientes y proveedores. Esa información es de la empresa cliente, y es ella quien decide para qué se entrega a la firma. Sobre esa información la empresa cliente es la responsable y Consultechno actúa como encargada: la trata solo para prestar el servicio contratado y según las instrucciones de la empresa.

En ese papel Consultechno cumple los deberes del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012. Si una misma persona o empresa cumple los dos papeles, debe cumplir los deberes de ambos (parágrafo del mismo artículo 18).

Lo que esto significa en la práctica:

• La empresa cliente es quien debe tener la autorización de sus empleados y terceros para entregar sus datos a la firma. Quien carga un documento declara que la empresa tiene esa autorización o que la ley no la exige.
• Si un empleado o un tercero de la empresa cliente quiere conocer, corregir o borrar sus datos contenidos en esos documentos, puede dirigirse a la empresa o a Consultechno. Si llega a Consultechno, la firma lo atenderá en coordinación con la empresa cliente, dentro de los plazos de la sección 12.
• Las condiciones de este encargo constan en el contrato de prestación de servicios o en el acuerdo de transmisión de datos que firma cada empresa cliente con Consultechno (plantilla CL-ED-01). El personal de una empresa cliente solo recibe acceso a la Bitácora cuando ese acuerdo está firmado.

4. Qué datos trata la Bitácora

Esta lista sale de la revisión de la propia aplicación. No se tratan datos distintos a estos.

4.1 Datos de la cuenta y del perfil

4.2 Datos de la actividad en la aplicación

• Tareas creadas, asignadas o cerradas por la persona, con sus fechas, estados, pasos y notas de cierre.
• Comentarios en las tareas. Algunos comentarios son notas internas de la firma que no ven los usuarios de la empresa cliente.
• Historial de cambios de cada tarea (quién cambió qué y cuándo).
• Registro de tiempo dedicado a cada tarea.
• Indicadores de cumplimiento (porcentaje de tareas a tiempo, tareas vencidas, días de retraso), por empresa y por persona, incluida la clasificación del personal por cumplimiento.
• Ausencias del personal de la firma: fechas, motivo general (vacaciones, permiso o licencia, u otra ausencia) y persona que lo reemplaza. Nunca se registra el diagnóstico ni la causa médica.

4.3 Mensajes del chat

• Mensajes de texto, respuestas y reacciones.
• Archivos enviados por el chat.
• Notas de voz grabadas en el chat (hasta 5 minutos cada una).
• Mensajes programados y respuestas rápidas guardadas.

Cuando una persona edita o elimina un mensaje propio (puede hacerlo dentro de los 15 minutos siguientes a enviarlo), los demás ven «Mensaje eliminado», pero el texto original se conserva en el registro de auditoría para poder aclarar cualquier discusión. Esto se avisa aquí para que nadie se lleve una sorpresa.

4.4 Documentos y soportes

Los archivos que se cargan en las tareas y en el chat (PDF, Excel, Word, XML, imágenes, comprimidos y similares). Normalmente son documentos contables y tributarios de las empresas cliente y pueden contener datos personales de terceros: nombres, números de identificación, salarios, cuentas bancarias, retenciones, dependientes y otros. Sobre ellos Consultechno es encargada (sección 3.2).

4.5 Datos técnicos y de seguridad

• Dirección IP y tipo de navegador de cada sesión.
• Registro de auditoría: ingresos, cambios de contraseña, activación de la verificación en dos pasos, creación y desactivación de usuarios, aceptación de la autorización, edición y eliminación de mensajes, con fecha, hora e IP.
• Cookies técnicas indispensables para mantener la sesión abierta y proteger los formularios, y preferencias de pantalla guardadas en el propio navegador. La Bitácora no usa cookies de publicidad ni herramientas de analítica de terceros.

5. Datos sensibles y datos de menores

5.1 Lo que puede ser sensible

La ley llama sensibles a los datos que afectan la intimidad o que pueden dar lugar a discriminación, entre ellos los relativos a la salud y los biométricos (artículo 5 de la Ley 1581 de 2012). En la Bitácora hay dos casos que se tratan con cuidado especial:

1. Notas de voz. La voz identifica a quien habla. La Bitácora no usa la voz para reconocer ni identificar a nadie: solo la guarda para que los demás miembros de la conversación la escuchen. Aun así, se trata como un dato que requiere autorización expresa y separada.
2. Foto de perfil. La imagen tampoco se usa para reconocimiento facial ni para controlar el acceso. Es opcional y la persona puede borrarla cuando quiera. Las ausencias del personal de la firma se registran con un motivo general (vacaciones, permiso o licencia, u otra ausencia), nunca como incapacidad ni con causa médica. A los usuarios de las empresas cliente solo se les muestra que la persona está ausente y hasta qué fecha.

Por tratarse de datos sensibles o de datos que pueden llegar a serlo, y de acuerdo con el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 2.2.2.25.2.3 del Decreto 1074 de 2015:

• usted no está obligado a autorizar su tratamiento;
• la autorización para la foto y las notas de voz se pide aparte, en una casilla propia y opcional;
• ninguna actividad dentro de la Bitácora depende de que usted entregue estos datos: puede trabajar sin foto y sin enviar notas de voz.

Los documentos de las empresas cliente pueden contener datos sensibles de terceros (por ejemplo, incapacidades en una nómina o pagos a salud). La firma los trata como encargada, solo para el servicio contable y tributario, con acceso restringido y sin usarlos para otro fin.

5.2 Datos de niños, niñas y adolescentes

La Bitácora no recolecta datos de menores de edad. Si un documento de una empresa cliente trae datos de menores (por ejemplo, hijos registrados como dependientes o beneficiarios), la firma los trata solo como encargada, para el fin para el que la empresa los entregó, respetando los derechos prevalentes de los menores (artículo 7 de la Ley 1581 de 2012). La empresa cliente es quien responde por haberlos obtenido legítimamente.

6. Para qué se usan los datos

Consultechno usa los datos de la sección 4 solo para estas finalidades:

1. Crear y administrar la cuenta, verificar la identidad de quien entra y proteger el acceso (contraseña, verificación en dos pasos, cierre de la sesión por inactividad, avisos de seguridad).
2. Asignar tareas y pasos, hacer seguimiento a su avance y dejar el historial de lo que se hizo, quién lo hizo y cuándo.
3. Enviar avisos y recordatorios por correo: asignaciones, comentarios, cambios de estado, tareas por vencer, que vencen hoy o vencidas, recordatorios a la empresa cliente cuando una tarea espera su información, y el resumen de los lunes. Cada persona puede ajustar sus avisos y apagar el resumen semanal en su perfil, salvo los avisos de seguridad.
4. Permitir la comunicación entre la firma y las empresas cliente por el chat, incluidas las notas de voz y los archivos.
5. Medir el cumplimiento de las tareas por empresa y por persona, conocer la carga de trabajo del equipo de la firma y reasignar tareas durante ausencias.
6. Registrar el tiempo dedicado a cada tarea para organizar el trabajo y analizar el costo de los servicios.
7. Recibir, guardar y organizar los soportes contables y tributarios de las empresas cliente para prestar el servicio contratado.
8. Mantener la seguridad de la aplicación: registro de auditoría, detección de accesos indebidos, respaldos y recuperación ante fallas.
9. Atender las consultas y reclamos de los titulares y los requerimientos de las autoridades competentes.

Consultechno no vende, no alquila ni cede los datos de la Bitácora, no los usa para publicidad y no los combina con otras bases para perfilar a las personas con fines distintos a los anteriores. Si en el futuro quisiera usar los datos para una finalidad nueva, lo avisará antes y pedirá una nueva autorización cuando la ley lo exija (sección 15).

7. Quién puede ver la información

• Cada usuario de una empresa cliente ve solo la información de su propia empresa. Nunca ve información de otras empresas cliente.
• Los líderes de la empresa cliente ven las tareas, indicadores y usuarios de su empresa.
• El personal de Consultechno ve la información de las empresas que atiende, según su perfil. Los administradores de la firma ven toda la información para administrar la aplicación.
• Las notas internas de la firma no las ven los usuarios de la empresa cliente.
• En el chat, cada mensaje lo ven solo los miembros de esa conversación.
• El cumpleaños lo ven los demás usuarios solo si la persona deja activada la opción de mostrarlo.

Todo el personal de la firma con acceso a la Bitácora está obligado a guardar reserva sobre la información, también después de terminar su relación con la firma (principio de confidencialidad, artículo 4 de la Ley 1581 de 2012).

Fuera de la firma, los datos solo se entregan a los proveedores de la sección 8, que los tratan por cuenta de Consultechno, y a las autoridades que los pidan en ejercicio de sus funciones o por orden judicial (artículo 10 de la Ley 1581 de 2012).

8. Proveedores tecnológicos y envío de datos fuera de Colombia

8.1 Qué proveedores intervienen

Para funcionar, la Bitácora se apoya en estos proveedores, que guardan o procesan los datos por cuenta de Consultechno y bajo sus instrucciones, sin usarlos para fines propios:

8.2 Por qué esto es una transmisión y no una transferencia

La ley distingue dos formas de enviar datos a otro (artículo 2.2.2.25.1.3 del Decreto 1074 de 2015):

• Transmisión: los datos se comunican a un encargado para que los trate por cuenta del responsable. Puede ser dentro o fuera de Colombia.
• Transferencia: los datos se envían a un receptor que a su vez es responsable, es decir, que los usa para sus propios fines.

Los proveedores de la tabla anterior solo almacenan o envían la información que la firma les confía; no deciden para qué se usa. Por eso el envío es una transmisión. Si los servidores están fuera de Colombia, es una transmisión internacional. Cuando existe un contrato con el encargado que contenga las obligaciones del artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015 (tratar los datos según los principios de la ley, proteger la seguridad de las bases y guardar confidencialidad), la transmisión internacional no requiere informar al titular ni su consentimiento (artículo 2.2.2.25.5.1, numeral 2, del mismo decreto). Aun así, Consultechno prefiere informarlo aquí y en la autorización, para que usted sepa dónde están sus datos.

Consultechno no permite que estos proveedores usen los datos para fines propios. Si alguno lo hiciera, se trataría de una transferencia, sujeta a las reglas del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, y la firma lo suspendería.

8.3 Datos de las empresas cliente

Cuando Consultechno guarda en estos proveedores los documentos de las empresas cliente, actúa como encargada que se apoya en otros encargados (subencargados). La empresa cliente autoriza ese apoyo en su contrato o acuerdo de transmisión con la firma, que incluye la lista de proveedores de la tabla 8.1.

8.4 Asistente con inteligencia artificial: hoy no se usa

La Bitácora tiene programado un asistente con inteligencia artificial (Claude, de la empresa Anthropic, con servidores en Estados Unidos) para resumir tareas y responder preguntas sobre el histórico. A la fecha de esta versión el asistente está apagado y no se envía ningún dato a Anthropic.

Si la firma decide encenderlo:

1. Avisará por correo a todos los usuarios y a cada empresa cliente, y publicará una nueva versión de esta política, antes de encenderlo, como exige el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015 para los cambios sustanciales.
2. Solo lo podrá usar el personal de la firma.
3. Al proveedor se enviaría el texto de las tareas (título, descripción, pasos, comentarios, historial, nombres de responsables y de la empresa). Nunca se enviarían los documentos adjuntos, las notas de voz ni las contraseñas.
4. La firma verificará antes que el contrato con el proveedor lo obligue a tratar los datos solo por cuenta de Consultechno, con seguridad y confidencialidad, y sin usarlos para entrenar sus modelos.
5. Pedirá a las empresas cliente su visto bueno como subencargado, porque los textos de las tareas contienen información de ellas.

9. Autorización y su prueba

La primera vez que una persona entra a la Bitácora, la aplicación le muestra el texto de autorización y le pide marcar las casillas correspondientes. La autorización se da de forma libre, previa, expresa e informada, por un medio que se puede consultar después (artículo 9 de la Ley 1581 de 2012 y artículo 2.2.2.25.2.4 del Decreto 1074 de 2015). El silencio no se toma como autorización.

La Bitácora guarda, como prueba, la fecha y hora de la aceptación, la versión del texto aceptado y el registro en la auditoría con la dirección IP (artículo 2.2.2.25.2.5 del Decreto 1074 de 2015). Cada persona puede ver en su perfil cuándo aceptó y qué versión, y puede pedir copia de la prueba por el canal de la sección 12.

Quien no acepte la autorización obligatoria no puede usar la Bitácora, porque sin esos datos la aplicación no funciona. En ese caso puede seguir trabajando con la firma por los canales tradicionales (correo y teléfono).

10. Sus derechos

Como titular de los datos, usted tiene derecho a (artículo 8 de la Ley 1581 de 2012):

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos, incluidos los parciales, inexactos, incompletos o que induzcan a error.
2. Pedir prueba de la autorización que dio.
3. Saber, si lo pide, qué uso se les ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber hecho la consulta o el reclamo ante Consultechno (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).
5. Revocar la autorización o pedir que se borren sus datos. Esto no procede cuando usted tiene un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos (artículo 2.2.2.25.2.6 del Decreto 1074 de 2015); por ejemplo, el historial de una tarea que hace parte del servicio prestado a su empresa no se borra mientras deba conservarse, pero sí se borran los datos que no son necesarios (foto, teléfono, cumpleaños).
6. Acceder gratis a sus datos.

Muchos datos los puede actualizar usted mismo en «Mi perfil»: nombre, cargo, teléfono, foto, cumpleaños y preferencias de avisos.

11. Deberes de Consultechno

Como responsable, Consultechno cumple los deberes del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012; como encargada, los del artículo 18. Entre ellos: garantizar el ejercicio de los derechos, conservar la prueba de la autorización, proteger la información contra pérdida, consulta o acceso no autorizado, mantenerla actualizada, tramitar consultas y reclamos en los plazos legales, informar a la Superintendencia de Industria y Comercio los incidentes de seguridad, y cumplir sus instrucciones.

12. Cómo ejercer sus derechos: consultas y reclamos

12.1 Quién atiende y por dónde

• Área responsable: la Gerencia de CONSULTING & TECHNOLOGY S.A.S., a cargo del representante legal, por el correo datospersonales@consultechno.com.
• Correo: datospersonales@consultechno.com.
• Dirección: Carrera 7 # 16 - 56, Bogotá D.C.
• Teléfono: 311 277 3741.

El trámite es gratuito. La solicitud debe indicar el nombre del titular, su número de identificación, un correo o dirección para responderle, lo que pide y, si quiere, los documentos que la soporten. Si la hace otra persona en nombre del titular, debe acreditar que puede representarlo. La firma puede pedir información adicional para confirmar la identidad antes de entregar datos.

12.2 Consultas (cuando usted quiere saber qué datos tiene la firma)

Se responden en máximo diez (10) días hábiles contados desde el día en que se reciben. Si no es posible en ese plazo, la firma le informará antes del vencimiento el motivo y la fecha de respuesta, que no podrá pasar de cinco (5) días hábiles después del primer plazo (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012).

12.3 Reclamos (cuando usted quiere corregir, actualizar, borrar, revocar la autorización o denunciar un incumplimiento)

Se tramitan así (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012):

1. Si el reclamo está incompleto, la firma le pedirá completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes a recibirlo. Si pasan dos (2) meses desde ese requerimiento sin que usted lo complete, se entenderá que desistió.
2. Si el reclamo no le corresponde a Consultechno (por ejemplo, porque se refiere a datos que solo maneja la empresa cliente), la firma lo trasladará a quien corresponda dentro de los dos (2) días hábiles siguientes y se lo informará.
3. Recibido el reclamo completo, en máximo dos (2) días hábiles se marcará el dato con la leyenda «reclamo en trámite» y el motivo, hasta que se decida.
4. Se responde en máximo quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible, se le informará el motivo y la fecha de respuesta, que no podrá pasar de ocho (8) días hábiles después del primer plazo.

12.4 Solicitudes sobre documentos de una empresa cliente

Si la solicitud se refiere a datos contenidos en documentos de una empresa cliente (sección 3.2), Consultechno la atenderá en coordinación con esa empresa, que es la responsable, sin dejar vencer los plazos anteriores. Cuando la empresa cliente informe que un dato está en discusión o que debe corregirse, la firma lo actualizará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a recibir la información (artículo 18, literal d, de la Ley 1581 de 2012).

13. Cuánto tiempo se guardan los datos

Los datos se guardan solo el tiempo razonable y necesario para la finalidad que justificó su recolección, teniendo en cuenta los aspectos administrativos, contables, fiscales y jurídicos de la información; cumplida la finalidad, se borran, salvo que deban conservarse por una obligación legal o contractual (artículo 2.2.2.25.2.8 del Decreto 1074 de 2015).

Mientras un dato esté en un respaldo, se borra cuando ese respaldo vence; no se restaura salvo para recuperar la aplicación ante una falla.

14. Seguridad de la información

Consultechno protege la información con medidas proporcionales a su naturaleza y a sus riesgos (artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto 1074 de 2015), entre ellas:

• Conexión cifrada (HTTPS) en todo el sitio.
• Contraseñas guardadas de forma irreversible y bloqueo por intentos fallidos.
• Verificación en dos pasos obligatoria para el personal de la firma y disponible para los usuarios de las empresas cliente.
• Cierre automático de la sesión tras 30 minutos sin uso.
• Separación estricta de la información por empresa: nadie ve lo de otra empresa cliente.
• Registro de auditoría de las acciones sensibles.
• Límites de tamaño y tipo de archivo, y cuota diaria de carga por empresa.
• Respaldo diario de la base de datos y de los soportes, con copia guardada fuera del hosting.
• Avisos por correo ante cambios de seguridad en la cuenta.

Incidentes de seguridad

Si ocurre un incidente que comprometa los datos (acceso no autorizado, pérdida o robo de información), Consultechno:

1. lo contendrá y evaluará qué datos y qué personas se afectaron;
2. lo reportará a la Superintendencia de Industria y Comercio, por el Registro Nacional de Bases de Datos o por sus canales generales, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a que se detecte y se ponga en conocimiento del área encargada de atenderlo (Circular Única de la SIC, Título V; artículo 17, literal n, de la Ley 1581 de 2012);
3. avisará a las personas afectadas por correo;
4. si el incidente afecta documentos de una empresa cliente, se lo informará a esa empresa sin demora y a más tardar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a detectarlo, para que ella cumpla sus propios deberes como responsable.

El procedimiento detallado está en el documento DAT-BR-01 de la firma.

15. Cambios a esta política

Cualquier cambio sustancial (por ejemplo, una nueva finalidad, un nuevo proveedor que reciba datos o el encendido del asistente con inteligencia artificial) se comunicará por correo y en la Bitácora antes de aplicarlo (artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015). Cuando el cambio lo requiera, la Bitácora pedirá aceptar de nuevo la autorización la próxima vez que la persona entre. Cada versión queda numerada y fechada, y la aplicación registra qué versión aceptó cada persona.

16. Registro Nacional de Bases de Datos

Deben inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio las sociedades con activos totales superiores a 100.000 UVT (artículo 2.2.2.26.1.2 del Decreto 1074 de 2015). Constancia de evaluación: al cierre de 2025, los activos totales de CONSULTING & TECHNOLOGY S.A.S. fueron de $72.917.673, frente a un tope de 100.000 UVT ($4.979.900.000 con la UVT de 2025, de $49.799). Por eso la firma no está obligada a inscribir la base «Usuarios de la Bitácora»; la evaluación se repite con cada cierre anual.. La inscripción de las bases de las empresas cliente le corresponde a cada empresa como responsable.

No estar obligada a inscribirse en ese registro no exime a la firma de cumplir esta política ni la Ley 1581 de 2012.

17. Vigencia

Esta política rige desde el 5 de noviembre de 2026 y estará vigente mientras la Bitácora funcione o hasta que se publique una nueva versión. Las bases de datos de la Bitácora estarán vigentes mientras se presten los servicios a través de ella y durante los plazos de conservación de la sección 13.

Ley aplicable: Ley Estatutaria 1581 de 2012, Capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015 y demás normas colombianas sobre protección de datos personales.