Términos de Uso de la Bitácora Consultechno

Versión 1, del 5 de noviembre de 2026

Estos términos son las reglas para usar la Bitácora Consultechno (bitacora.consultechno.com), la aplicación web de CONSULTING & TECHNOLOGY S.A.S., NIT 901.415.309-0, con domicilio en Bogotá D.C., Carrera 7 # 16 - 56, correo contabilidad@consultechno.com y teléfono 311 277 3741 (en adelante, «Consultechno» o «la firma»).

Al marcar la casilla de aceptación la primera vez que entra, usted acepta estos términos. Si no está de acuerdo, no use la Bitácora y comuníquese con la firma por los canales habituales.

El tratamiento de sus datos personales se rige por la Política de Tratamiento de Datos Personales de la Bitácora, que es un documento aparte. Aceptar estos términos no reemplaza la autorización de datos, y la autorización de datos no reemplaza estos términos.

1. Para qué sirve la Bitácora

La Bitácora sirve para organizar, asignar y hacer seguimiento a las tareas contables, tributarias y de cumplimiento que Consultechno presta a sus empresas cliente; para intercambiar información y soportes entre la firma y cada empresa, y para medir el cumplimiento de esas tareas.

La Bitácora es una herramienta de coordinación. No reemplaza el contrato de servicios entre la firma y cada empresa cliente, ni los canales oficiales de las autoridades (por ejemplo, los servicios en línea de la DIAN o de las secretarías de hacienda), ni la revisión profesional de cada caso.

2. Quién puede usarla

El personal de Consultechno, con la cuenta que le asigne la firma.
Las personas que cada empresa cliente autorice para trabajar con la firma, con la cuenta que cree la firma o el líder de esa empresa.

Cada usuario debe ser mayor de edad. La empresa cliente responde por las personas que autoriza y debe avisar a la firma cuando alguna deje de trabajar con ella, para desactivar su cuenta.

3. Su cuenta es personal e intransferible

Cada cuenta es de una sola persona. No se comparte, no se presta y no se usa entre varias personas.
Usted responde por lo que se haga con su cuenta. Guarde su contraseña en reserva y no la escriba en el chat, en tareas ni en correos.
Si sospecha que alguien conoce su contraseña o entró a su cuenta, cámbiela de inmediato y avise a la firma.
La firma nunca le pedirá su contraseña ni su código de verificación por correo, chat o teléfono.

4. Verificación en dos pasos y cierre por inactividad

Verificación en dos pasos. Además de la contraseña, la Bitácora puede pedir un código temporal generado en una aplicación de su teléfono. Es obligatoria para el personal de Consultechno y está disponible para los usuarios de las empresas cliente, a quienes la firma recomienda activarla. Quien la active no podrá entrar sin el código.
Cierre por inactividad. Si pasan 30 minutos sin que usted use la Bitácora, la sesión se cierra sola y debe volver a entrar. Las consultas automáticas que hace la pantalla no cuentan como uso.
Bloqueo por intentos. Después de varios intentos fallidos de ingreso, la cuenta se bloquea temporalmente.
Cierre la sesión al terminar, en especial en computadores compartidos.

5. Uso aceptable

Usted se compromete a usar la Bitácora solo para los fines de la sección 1 y de buena fe. No está permitido:

Intentar ver información de otra empresa cliente o de otro usuario sin estar autorizado.
Cargar archivos con virus, programas maliciosos o contenido diseñado para dañar la aplicación o a sus usuarios.
Probar, atacar o intentar evadir la seguridad de la aplicación, o extraer información de forma masiva o automatizada.
Cargar información que usted no tenga derecho a compartir, o datos personales de terceros sin que su empresa tenga autorización para entregarlos a la firma.
Cargar información que no tenga relación con el servicio, como documentos personales ajenos al trabajo, contenido ilegal, ofensivo o discriminatorio.
Usar el chat para acosar, amenazar o irrespetar a otras personas.
Suplantar a otra persona o usar la cuenta de alguien más.
Escribir contraseñas, claves de acceso a portales (DIAN, bancos, seguridad social) o firmas electrónicas en tareas, comentarios o mensajes. Si la firma necesita un acceso, se acordará por un medio seguro distinto.

6. Archivos: tipos, tamaños y cuotas

Tipos permitidos en tareas y chat: PDF, Excel (xlsx, xls, xlsb, xlsm), CSV, Word (docx, doc), PowerPoint (pptx), texto, XML, ZIP e imágenes JPG o PNG.
Tamaño máximo por archivo: 10 MB.
Cuota por empresa: cada empresa cliente puede cargar hasta 500 MB por día en total. Si se alcanza, podrá seguir cargando al día siguiente; si necesita más, comuníquese con la firma.
Notas de voz: hasta 5 minutos cada una, solo en el chat.
Cargue los documentos en la tarea a la que corresponden. El chat no es el archivo oficial de soportes.

La firma puede ajustar estos límites para proteger el servicio; los cambios se informarán en la Bitácora.

7. Mensajes del chat

Puede editar o eliminar un mensaje propio dentro de los 15 minutos siguientes a enviarlo. Después ya no se puede cambiar.
Un mensaje eliminado deja de verse para los demás, pero el texto original queda en el registro de auditoría de la firma, como se explica en la política de datos.
Un mensaje que se convirtió en tarea ya no se puede eliminar.
Los mensajes programados no salen si la persona, su empresa o la conversación ya no están activas.

8. Confidencialidad

La información de la Bitácora es confidencial. Todos los usuarios se comprometen a:

usarla solo para el trabajo con la firma,
no divulgarla, copiarla ni reenviarla a personas que no estén autorizadas,
guardar esta reserva incluso después de dejar de usar la Bitácora.

El personal de Consultechno está obligado además por el secreto profesional y por sus acuerdos de confidencialidad con la firma.

9. Propiedad de la información y del software

La información de cada empresa cliente es de esa empresa. Los documentos, datos y soportes que carga siguen siendo suyos. La firma los usa solo para prestar el servicio contratado, como encargada del tratamiento de los datos personales que contengan.
Al terminar la relación de servicio, la empresa cliente puede pedir la entrega de sus documentos. La firma los entregará y luego los borrará de la Bitácora en los plazos que fija la política de datos.
El software es de Consultechno. La Bitácora, su diseño, su código, sus nombres y sus marcas pertenecen a la firma. Usarla no le da a nadie derechos sobre ella, distintos de usarla mientras tenga una cuenta activa y según estos términos.
Los indicadores y reportes que produce la Bitácora sobre una empresa los pueden ver esa empresa y la firma.

10. Avisos automáticos

La Bitácora envía avisos y recordatorios por correo (tareas por vencer, que vencen hoy o vencidas, información pendiente del cliente y un resumen los lunes). Son una ayuda: los plazos legales y los compromisos del servicio corren aunque un aviso no llegue, por ejemplo porque el correo cayó en la carpeta de no deseados. Mantenga su correo actualizado y revise la Bitácora con regularidad.

11. Disponibilidad del servicio

La firma procura que la Bitácora esté disponible todo el tiempo, pero no puede garantizarlo: puede haber mantenimientos, actualizaciones o fallas del proveedor de alojamiento, del correo o de internet. Cuando sea posible, los mantenimientos se avisarán con anticipación. La firma hace respaldos diarios de la información para poder recuperarla ante una falla.

Si la Bitácora no está disponible cuando hay que entregar información urgente, use el correo contabilidad@consultechno.com o el teléfono 311 277 3741.

12. Responsabilidad

Cada usuario responde por la veracidad de lo que escribe y carga, y por usar su cuenta conforme a estos términos.
Cada empresa cliente responde por las personas que autoriza, por la información que entrega y por tener la autorización de los titulares de los datos personales que carga.
La responsabilidad profesional de Consultechno frente a cada empresa cliente se rige por el contrato de servicios firmado con ella. Estos términos no la amplían ni la reducen.
La firma no responde por daños causados por el uso indebido de una cuenta cuando el usuario no protegió su contraseña o no avisó a tiempo de un acceso no autorizado, ni por fallas de internet, del equipo del usuario o de terceros que la firma no controla, salvo dolo o culpa grave de la firma.

13. Suspensión y desactivación de cuentas

La firma puede suspender o desactivar una cuenta, sin aviso previo cuando la urgencia lo justifique:

si se incumplen estos términos o se usa la cuenta para fines distintos al servicio;
si hay indicios de que la cuenta fue comprometida o de un riesgo para la seguridad;
si la empresa cliente lo pide o informa que la persona ya no trabaja con ella;
si termina la relación de servicio con la empresa cliente.

Una cuenta con historial no se elimina: se desactiva, para conservar el registro del servicio prestado. Lo que pasa con sus datos al desactivarla está explicado en la política de datos.

14. Cambios a estos términos

La firma puede actualizar estos términos. Cada versión queda numerada y fechada. Cuando el cambio sea importante, la Bitácora le pedirá aceptar la nueva versión la próxima vez que entre, y la aplicación registrará cuál aceptó y cuándo.

15. Ley aplicable y solución de diferencias

Estos términos se rigen por la ley de la República de Colombia. Las diferencias se tratarán primero de manera directa con la firma. Si no se resuelven, serán competentes los jueces de Bogotá D.C., Colombia, sin perjuicio de lo que disponga el contrato de servicios de cada empresa cliente y de los derechos que la ley le da a los titulares de datos personales para acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio.

16. Contacto

CONSULTING & TECHNOLOGY S.A.S., Carrera 7 # 16 - 56, Bogotá D.C. Correo: contabilidad@consultechno.com. Teléfono: 311 277 3741. Solicitudes sobre datos personales: datospersonales@consultechno.com. Sitio web: www.consultechno.com.